Как приучить себя все успевать
Как приучить себя все успевать

Чтобы оптимально использовать один из ключевых ресурсов каждого человека, не обязательно иметь Маховик Времени, достаточно просто умело организовать свой график и правильно расставлять приоритеты в выполнении задач. Сегодня я поделюсь с вами теми приемами тайм-менеджмента, методами и программами, которые использую сам.

Метод Pomodoro. Простой и удобный метод, придуманный еще в конце 1980-х годов итальянцем Франческо Чирилло. Заведите себе красивый таймер, выберите нужную задачу, от которой постоянно хочется отвлечься – и вперед. 25 минут полного погружения в работу, не отвлекаясь ни на минуту, потом 5 минут полного отдыха, даже если дело супер-важное. Это нужно, чтобы мозг не «перегревался». После каждого четвертого «помидора» полагается длинный перерыв на 15-30 минут, что тоже лучше делать по таймеру – иначе потом будет непросто вернуться к работе.

Стройте графики и диаграммы. Например, одна из наиболее эффективных штук - диаграмма Генри Ганта, которая поможет разбить выполнение любой долгосрочной задачи или проекта во времени и спланировать жизнь дальше, чем на день вперед. Это планинг, состоящий из полос по оси времени. В горизонтальный столбец вписываются работы по проекту, по вертикали чертятся примерные временные рамки на выполнение каждого из этапов, указывая начало и окончание. Кроме того, на диаграмме могут быть отмечены совокупные задачи, проценты завершения, указатели последовательности и зависимости работ, метки ключевых моментов (вехи), метка текущего момента времени «Сегодня» и др.

Съедайте «лягушку на завтрак». «Лягушка на завтрак» - меткое выражение, придуманное одним из самых успешных бизнес-консультантов Брайаном Трейси, для обозначения неприятного, но важного дела, которое обязательно к выполнению в течении дня. Не откладывайте в долгий ящик – начните день именно с этой задачи! На выходе получите не только сделанное дело, но и большое моральное удовлетворение и снятие эмоционального напряжения.

Используйте мессенджеры для решения быстрых вопросов. Переписка по рабочей почте между сотрудниками или внутри компании отнимает кучу времени и забивает почту ненужной информацией, в которой очень просто потерять важное письмо от клиентов. Многие западные корпорации давно перешли на мессенджеры – Telegram, Skype, WhatsApp, в которых можно вести как личную переписку, так и создавать групповые чаты. ВКонтакте и FaceBook так же помогают ускорить процесс решения внешних рабочих задач: многие заказчики, клиенты, партнеры, журналисты, пиарщики и прочие предпочитают оперативное неформальное общение долгой официальной переписке по почте, и не видят в этом ничего зазорного или ущербного для имиджа.

Автоматизируйте работу! Google-календарь, синхронизированный с вашим телефоном, ноутбуком и прочими электронными устройствами, автоматическое уведомление о новых письмах, планинги, которые сами рассчитывают время на выполнение той или иной задачи и уведомляют об этом – все это незаменимые помощники занятого человека. Для создания личных списков подходят Nirvana, Wunderlist.com, Todoist, Teamlab, Timesheet . Для командной работы есть смысл использовать МегаПлан, Basecamp, Bitrix24, Teamweek, Google Calendar и т.д.

И обязательно отдыхайте. Давайте себе время на полное восстановление – и тоже заносите его в календари и планинги, потому что отдых тоже надо уметь организовывать и вписывать в график как важную к исполнению задачу.